Aufgaben sinnvoll delegieren

Aufgaben sinnvoll delegieren

Vielen Führungskräften fällt es schwer, Aufgaben zu delegieren. Sei es, dass sie unter ihrer perfektionistischen Besorgnis leiden und einen Glaubenssatz verinnerlicht haben, der da lautet: „Keiner kann es mir Recht machen“ oder dass sie ein grundlegendes Prinzip nicht verstanden haben, nämlich dieses: „Es gibt keinen proportionalen Zusammenhang zwischen Verantwortung und Zeitaufwand“.

 

24 Stunden

Ein Tag hat 24 Stunden und diese Zeit hat jeder Mensch auf diesem Planeten zur Verfügung. Aber nicht jeder Mensch hat die gleiche Verantwortung. Einige tragen weitaus mehr Verantwortung als andere, obwohl sie auch nur 24 Stunden am Tag Zeit haben. Es gibt also keine Verbindung zwischen Verantwortung und Zeit. Gäbe es solch eine Verbindung wäre ein Beruf wie Präsident der Vereinigten Staaten oder Bundeskanzlerin undenkbar. Jemand in dieser Position und mit dieser Masse an Verantwortung bräuchte ein Vielfaches mehr an täglicher Arbeitszeit. Um also die Aufgaben zu erledigen und den Anforderungen einigermaßen gerecht zu werden, ist das Delegieren von Aufgaben erforderlich.

 

Delegieren

Nehmen wir einmal an, eine Führungskraft widmet sich eine Stunde lang den anstehenden Aufgaben, so schafft sie das Ergebnis von einer Stunde Arbeit. Wenn unsere Führungskraft nun jedoch diese Stunde in 4 Einheiten á 15 Minuten einteilt und in jeder Einheit einem Mitarbeiter eine Aufgabe übergibt, erzielt sie das Ergebnis einer vielfachen Anzahl von Arbeitsstunden.

Die Karriereleiter erklimmt derjenige erfolgreich, der lernt, Aufgaben zielführend zu delegieren.

 

Tipps

Die nachfolgenden Tipps sollen Ihnen als Anregung dienen und Ihnen eine Idee geben, auf was es bei dem Delegieren von Aufgaben ankommt.

  1. Vermitteln Sie Ihrem Mitarbeiter genau, was das Ziel ist und warum es wichtig ist, dies zu erreichen.
  2. Geben Sie dem Mitarbeiter alle notwendigen Informationen.
  3. Übertragen Sie dem Mitarbeiter die volle Verantwortung inklusive der Entscheidungsmacht und wenn erforderlich auch die Budgetverantwortung.
  4. Überlassen Sie Ihrem Mitarbeiter, auf welche Art und Weise er die Aufgabe umsetzt.
  5. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit. Es geht schließlich um Ihre Arbeitsentlastung.

 

Der Klassiker

In der Praxis wird das Delegieren von Aufgaben häufig mit einer Arbeitsanweisung verwechselt. Dies ist leicht an dem Satz zu erkennen: „Meine Mitarbeiter machen nie, was ich Ihnen sage“. Die Arbeitsanweisung gibt im Detail vor, was und wie etwas zu tun ist. Der ausführende Mitarbeiter hat nur wenig bis gar keinen Entscheidungsspielraum. Der Mitarbeiter ist angehalten jeden Teilschritt von seinem Vorgesetzten absegnen zu lassen.

Bei jungen und unerfahrenen Mitarbeiter kann diese Vorgehensweise brauchbar sein, aber erfahrene und verantwortungsbewusste Mitarbeiter werden durch so ein Verhalten eher zu einem Stellenwechsel animiert.

 

Seminar am 20.02.2016: Umgang mit Selbstkritik

 

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